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O sucesso ou o fracasso de seu projeto.
2011-10-07



O sucesso ou o fracasso de seu projeto pode estar na comunicação.

A comunicação pode ser um dos principais motivos de sucesso ou fracasso de projetos nas empresas, segundo alguns especialistas. É importante que o gerente de projetos, siga algumas práticas necessárias ao bom andamento do projeto.
Como um projeto necessita da interação entre as pessoas, da troca de idéias, da busca por soluções e aperfeiçoamento das práticas existentes, o gerente de projetos precisa incentivar a comunicação, obter informações e alinhar expectativas.

A primeira etapa é identificar as partes interessadas no projeto. Um projeto possui, além da pessoa ou área dentro de uma empresa que o patrocina, usuários do produto final do projeto e outras área que podem ser favorecidas ou até prejudicadas pelos seus resultados. Todos podem influenciar no desenvolvimento do projeto, visto que cada uma tem uma diferente expectativa sobro o mesmo.

A segunda etapa é fazer o planejamento da comunicação. Aqui o objetivo é determinar qual tipo de informação deve ser entregue, quem tem interesse ou necessita dela, quando deve ser entregue, como e por quem. O gerente de projeto deve analisar o valor de cada informação, para entregar algo que seja importante ao receptor da informação. Isso também ajuda a não perder esforço em gerar informações inadequadas ou não pertinentes.
Para evitar risco e problemas de comunicação é importante deixar claro que as comunicações formais do projeto devem ser administradas e distribuídas pelo gerente de projetos.
Na fase de planejamento é de bom tom fazer um kick-off, reunião com todos os envolvidos, para gerar motivação e apresentação de pessoas envolvidas com o projetos. Nesta reunião todos podem revisar também os pontos de riscos identificados.

A medida que o projeto vai se desenvolvendo e as informações vão sendo distribuídas o gerente de projetos deve providenciar os relatórios de desempenho do projeto que devem ser entregues com freqüência, de acordo com o planejamento. Os relatórios devem fornecer informações sobre o andamento do projeto, seu status, progresso obtido e principalmente medições do desempenho.

Em todo este processo de comunicação é importante que o gerente de projeto fique atento ao feedback que pode servir de alerta, caso algo esteja acontecendo fora do planejado e que tenha consciência que as mensagens de comunicação acontecem de várias formas: palavras, relatórios, entonação da nossa voz, gestos, expressão facial e a nossa postura.

Tudo isso faz parte da comunicação e deve ser considerado.

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